Rekisteriseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miten Valava Oy (”Valava”) kerää ja käsittelee henkilötietoja.

1. Yleistä

Valava on sitoutunut noudattamaan kulloinkin voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) ja käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Valava Oy (y-tunnus 2840875-3)
Yrjänäisenranta 18
90650 Oulu
info@valava.fi

Tietosuoja-asioihin liittyviin kysymyksiin vastaa Katri Väänänen, katri@valava.fi

3. Rekisterin nimi: Valava Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisteri sisältää Valavan nykyisten ja entisten asiakkaiden sekä toimittajien ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja. Rekisteri sisältää myös niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste

Valava käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppaneiden suhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen
  • Tarjonnan kohdistamiseen ja analysointiin
  • Palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen
  • Markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin
  • Maksujen valvontaan ja perintään
  • Tuotteiden ja palvelujen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi)
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • Valavan ja asiakkaan, toimittajan tai yhteistyökumppanin väliseen sopimussuhteeseen
  • Henkilön antamaan suostumukseen
  • Valavan oikeutettuun etuun
  • Valavan lakisääteisiin velvoitteisiin

5. Henkilötietojen tyypit

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Asiakkaan, toimittajan ja yhteistyökumppanin perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asiakastunnus tai -tunnukset
  • Mahdollisen käyttäjän nimi- ja osoitetiedot
  • Yritysasiakkailta yrityksen yhteyshenkilön ja käyttäjien tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tehtävä ja asema yrityksessä)
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
  • Asiakas- ja toimittajahistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Palvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus
  • Laskutustapatieto, laskutusyhteystiedot ja muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Asiakkaan, toimittajan ja yhteistyökumppanin itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot (esim. asiakaskyselypalautteet ja asiakkaan mielenkiinnon kohteet)
  • Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit asiakasta koskevat tiedot

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään mm. tilausten, tarjouspyyntöjen, sopimusten tekemisen, tapaamisten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan rekisteröityessä verkkokauppaan. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä. Suoramarkkinoinnissa ja -kyselyissä informoimme lähteen, josta henkilötieto on saatu.

7. Henkilötietojen säilytys

Asiakassuhteen päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen joitakin tietoja voidaan joutua säilyttämään asiakassuhteen päättymisen jälkeen (esimerkiksi kirjanpitolaki (1336/1997))

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Valava ei luovuta myy, vaihda tai siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Valavan ulkopuoliset palveluntarjoavat voivat käsitellä henkilötietoja Valavan puolesta kuten verkkosivuston ylläpidon tai muiden vastaavien palveluiden yhteydessä. Valava varmistaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että henkilötietojen käsittelijöitä sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousaueen ulkopuolelle

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Evästeiden käyttö

Valavan verkkosivustolla käytetään evästeitä, joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja kehitetään sivustoa. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Valava hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi sekä verkkosivuston käytön analysoimiseksi. Käyttäjä voi tyhjentää ja estää evästeet käyttämänsä laitteen selaimen asetuksista. Evästeiden estäminen saattaa kuitenkin rajoittaa verkkosivuston toimivuutta.

11. Tietojen suojaaminen

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa Valava noudattaa hyviä tietosuojakäytäntöjä. Palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidyllä seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja
  • Oikeus vaatia rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi
  • Oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön
  • Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  • Oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle
  • Oikeus kieltää henkilötietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin
  • Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
  • Kaikki edellä kuvatut oikeudet voidaan toteuttaa lähettämällä pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
  • Valava voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Valava voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta Valava pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 10.7.2018.